Privacy statement - Embrosa

Versie mei 2018

Inleiding

Embrosa neemt jouw privacy zeer serieus en zal informatie over jou (de betrokkene) op een veilige manier verwerken en gebruiken. In dit Privacy Statement leggen wij je uit welke gegevens wij verwerken, en met welk doel we dat doen. Daarnaast kun je in dit Privacy Statement lezen over jouw rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens. We raden je aan dit Privacy Statement aandachtig door te nemen. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met bertrand@embrosa.com.

Wie is Embrosa?

Embrosa is de besloten vennootschap Embrosa, kantoorhoudende te (3584 BN) Utrecht aan Euclideslaan 60, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 66026334.

Embrosa is ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens door Embrosa de verwerkingsverantwoordelijke.

Hoe gebruikt Embrosa jouw gegevens?

Hieronder vind je een overzicht van de doeleinden waarvoor Embrosa persoonsgegevens over jou verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke gegevens Embrosa voor dat specifieke doel gebruikt, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang de gegevens door Embrosa worden bewaard. Om het overzichtelijk te houden, hebben we alles gegroepeerd naar type gegevensstroom.

Dienstverlening, klantenbeheer en financiële administratie

Doeleinde
Financiële administratie

Gegegevens
Bedrijfsnaam, Factuuradres, Bankgegevens (Naam bank/IBAN/BIC), Openstaande saldo

Grondslag
Wettelijke verplichting

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Verlenen van de dienst zelf

Gegegevens
NAW-gegevens, E-mailadres, Dossiergegevens, Gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren, Gegevens die tijdens de dienst gegenereerd worden

Grondslag
Uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Afhandelen klachten

Gegegevens
NAW-gegevens, E-mailadres, Dossiergegevens, Gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren, Gegevens die tijdens de dienst gegenereerd worden

Grondslag
Uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Facturatie

Gegegevens
NAW-gegevens, E-mailadres, Dossiergegevens, Gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren, Gegevens die tijdens de dienst gegenereerd worden

Grondslag
Uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
CRM

Gegegevens
Naam, Gebruiksnaam, E-mailadres, Locatie, Bestelgeschiedenis, Social media account, Browser, OS, User ID, Telefoonnummer, Profielfoto

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Sollicitatie

Gegegevens
NAW-gegevens, E-mailadres, Social media account, Telefoonnummer, Profielfoto

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Marketing

Doeleinde
Direct marketing

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Surfgedrag, Interesse in een product, User ID, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Affiliate marketing

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Surfgedrag, Interesse in een product, Social media account, User ID, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Nieuwsbrief

Gegegevens
Naam, E-mailadres

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Retargeting

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Surfgedrag, Interesse in een product, Social media account, Bestelgeschiedenis

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Social media marketing

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Surfgedrag, Interesse in een product, Social media account, User ID, Bestelgeschiedenis, Locatie

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Behavioural targeting

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Surfgedrag, Interesse in een product, Social media account, User ID, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Loyaliteitsprogramma

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Surfgedrag, Interesse in een product, Social media account, User ID, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Website

Doeleinde
Website analytics

Gegegevens
Surfgedrag, Interesse in een product, Locatie

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
A/B testing

Gegegevens
Surfgedrag, Interesse in een product, Locatie, Bestelgeschiedenis

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Betrokken belang
Commercieel belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Account aanbieden

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Gebruiksnaam, User ID, Inhoud van het bericht

Grondslag
Uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Doeleinde
Chatfunctie

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Gebruiksnaam, User ID, Inhoud van het bericht, Surfgedrag, Interesse in een product

Grondslag
Uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Beveiliging en fraudebestrijding

Doeleinde
Beveiliging van gegevens

Gegegevens
Naam, E-mailadres, Gebruiksnaam

Grondslag
Gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn
Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde


Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Embrosa heeft gegevens over jou in bezit, omdat jij gegevens aan ons verstrekt hebt, en omdat Embrosa gegevens van andere partijen heeft verkregen. Die andere partijen zijn: Google, Intercom en algemeen toegankelijke bronnen zoals het handelsregister e.d.

Wat zijn jouw rechten?

Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan:

Inzage

Je kunt je eigen (persoons)gegevens altijd bekijken en zo nodig wijzigen in je account. Als je de persoonsgegevens wilt zien die bij Embrosa over je zijn vastgelegd, kun je een verzoek tot inzage doen.

Wijzigen

Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die je hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek en die je niet zelf in je account kan veranderen, kun je een verzoek hiertoe doen bij Embrosa. Je kunt verzoeken dat Embrosa je gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt. Beperken van de verwerking Je hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om Embrosa te verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Het kan zijn dat Embrosa je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Recht van bezwaar

Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van Embrosa of een derde plaatsvindt, heb je het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.

Gegevensoverdracht

Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van Embrosa te verkrijgen. Embrosa zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kun je jouw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen.

Toestemming intrekken

In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking jouw toestemming is, heb je het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat Embrosa je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Reactie door Embrosa

Een verzoek kan verstuurd worden naar bertrand@embrosa.com. Embrosa zal je verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat Embrosa een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien Embrosa je verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.

Ontvangers van de persoonsgegevens

De gegevens kunnen worden doorgegeven aan:

  • Verwerkers
  • Partijen die betrokken zijn bij de uitvoering of nakoming van een overeenkomst tussen jou en Embrosa
  • Leveranciers, distributeurs en resellers van producten die onze klanten verkopen.

Het kan zijn dat Embrosa verplicht is je gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.

Doorgifte aan derde landen of internationale organisaties

Om (bijvoorbeeld) technische en operationele redenen kan het nodig zijn dat jouw (persoons)gegevens worden doorgegeven aan Embrosa gelieerde ondernemingen buiten de Europese Economische Ruimte. Omdat onze klanten ook multinationals omvatten kunnen wij niet garanderen dat alle organisaties eenzelfde beschermingsniveau hanteren als binnen de Europese Economische Ruimte gebruikelijk is of dat zij gebruik maken van het Privacy Shield of de EU Model Clauses om jouw privacy zoveel mogelijk te beschermen. Middels onze overeenkomst met deze organisaties proberen we jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen.

Wat zijn cookies en hoe gebruikt Embrosa ze?

Cookies zijn kleine stukjes (tekst)informatie die bij het bezoek van de website en het platform van Embrosa (hierna: “Website”) worden meegestuurd aan je browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van je computer, tablet, mobiele telefoon of ander apparaat (hierna: “Apparaat”) worden opgeslagen. De cookies die via de website van Embrosa worden geplaatst, kunnen jouw Apparaat of de bestanden die daarop opgeslagen staan niet beschadigen. Als we het over ‘cookies’ hebben, bedoelen we niet alleen deze kleine stukjes (tekst)informatie, maar ook vergelijkbare technieken waarmee informatie verzameld wordt, zoals bijvoorbeeld device fingerprinting. Het Cookie Statement vind je op de Website.

Kan dit Privacy Statement worden gewijzigd?

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. Wij adviseren je daarom regelmatig het Privacy Statement na te lezen op eventuele wijzigingen.

Waar kan je terecht met klachten en vragen?

Mocht je nog vragen hebben over dit Privacy Statement en de wijze waarop Embrosa je gegevens gebruikt, dan kun je een e-mail sturen naar bertrand@embrosa.com. Ook als je een klacht hebt over de manier waarop Embrosa jouw gegevens verwerkt, kun je een e-mail sturen naar bertrand@embrosa.com. Daarnaast kan je ook altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.